Wirtualne Biuro – Alternatywny adres dla Twojej firmy.

Wirtualne Biuro jest dziś, w dobie nowych technologii coraz częściej wybieranym przez nowe firmy rozwiązaniem. W tym tekście postaram się odpowiedzieć na pytanie skąd wzięła się ta usługa, co przyciąga do niej przedsiębiorców, oraz jak wygląda ona w wykonaniu Fantastic Studio. No dobra zaczynamy :)

 

Wirtualne Biuro – Co to jest I skąd się wzięło?

Zacznijmy od odpowiedzi na jedno z najbardziej podstawowych pytań do tego tekstu. Czym jest wirtualne Biuro? Otóż jest to usługa polegająca na wynajęciu adresu do prowadzenia swojej działalności. W ramach tej usługi, w polskich realiach przedsiębiorca wynajmuje adres od Instytucji (niekoniecznie musi chodzić np. o Coworking).

Wraz z adresem do rejestracji firmy(co nie zawsze jest standardem) otrzymuje również inne usługi takie jako np. obsługa poczty, dostęp do sali spotkań i inne usługi biurowe.

Jeśli zaś chodzi o historię tej usługi to wszystko rozpoczęło się według różnych źródeł na przełomie lat 80 i 90 XX w. Za twórcę tej usługi uznaje się przedsiębiorcę amerykańskiego Ralph Gregory. Pierwsze Wirtualne biuro podobne do tych jakie dzisiaj znamy zostało przez niego założone w 1994r w miejscowości Boulder w Kolorado w USA. W tym czasie w branży wynajmu królował  wynajem powierzchni biurowych (executive suites ). Jednak już wtedy rynek zaczął potrzebować pewnej elastyczności, którą dawały właśnie wirtualne adresy/wirtualne biura. Pierwotnie oferowały one różne usługi charakterystyczne dla współczesnego im modelu pracy biur (korespondencja, faksy, telefony etc.)

Dzisiaj wirtualne adresy stanowią usługę, która jest coraz bardziej popularna, również w Polsce. Dzięki rozwojowi modelu pracy zdalnej oraz nowych technologii stają się one coraz częściej alternatywą dla standardowego wynajmu biur. Ze względu na rozwój nowych mediów (email, Internet) zmieniła się również nieco ich specyfika.

 

Wirtualny Adres – Czy to legalne?

W Polsce Wirtualny Adres jest niesłusznie kojarzony z firmami – oszustami lub z działalnością tak zwanych  „słupów”. Ponadto kilka lat temu pojawiła się dyskusja nad legalnością wirtualnego biura w sensie podatkowym (nadania numeru NIP). Powodem miał tutaj być brak możliwości wykonywania funkcji zarządczych spółki pod wskazanym adresem. Jednak dzisiaj coraz więcej biur oferuje w swoich umowach również możliwość wynajmu powierzchni, co zdaje się niwelować ten problem.

W świetle polskiego prawa, jak pisze Maja Werner (prawniczka, specjalistka prawa cywilnego i prawa spółek handlowych) na portalu bezprawnik.pl korzystanie z Wirtualnych Biur, podobnie jak prowadzenie takiej działalności przez podmioty jest jak najbardziej legalne. Jednocześnie jak zaznacza w swoim tekście Naczelny Sąd Administracyjny wskazał w jednym ze swoich wyroków że :

 

(…) Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).(…)

 

Oznacza to nie mniej ni więcej to, że korzystanie z biur /adresów wirtualnych nie powinno być brane przez Urząd Skarbowy za przesłankę do odmowy nadania przedsiębiorcy numeru NIP. Jeśli chcesz skorzystać z usług wirtualnego biura, a obawiasz się czy to legalne, spokojnie jest to jak najbardziej legalne rozwiązanie.

Musisz tylko przed podpisaniem umowy upewnić się, że firma świadcząca taką usługę ma zgodę właściciela lokalu na podnajmowanie go osobom trzecim. Ponadto należy pamiętać o tym, że jeśli zarejestrujemy działalność w wirtualnym biurze to właściwym dla niej US będzie urząd, adresu pod którym go zarejestrowaliśmy (u nas jest to US Warszawa – Praga.).

 

Dlaczego warto mieć Wirtualny Adres?

Dlaczego warto wynająć sobie wirtualny adres? Powodów jest przynajmniej kilka.

 

Bo wygodne i elastyczne

Po pierwsze dlatego, że uzyskujemy w ten sposób wygodne i elastyczne rozwiązanie dla naszej działalności. Rzetelnie pracujące biuro wirtualne przyjmie naszą korespondencję i powiadomi nas o tym. Większość biur oferuje również skanowanie korespondencji i przesyłanie jej do nas drogą mailową, co jest również wygodne.

Bo oszczędność czasu

Argument trochę nawiązujący do pierwszego. Poza wygodą, którą zyskujemy przy obsłudze naszej firmy zyskujemy jeszcze jedną rzecz, a mianowicie czas na prowadzenie naszej działalności. Fakt faktem obsługa korespondencji przychodzącej nie jest jakoś szczególnie czasochłonna, jednak jeśli podliczylibyśmy to w rozrachunku rocznym to zakładając dwie przesyłki tygodniowo w ciągu roku zyskujemy jakieś 104 min, czyli 1h 44 min.

Oczywiście przy założeniu, że formalności z listonoszem, jeśli go spotkamy, lub na poczcie zajmą nam ok. 1 min. W wypadku dłuższych posiedzeń i przy większej ilości przesyłek ten czas rośnie. Część z Was powie, że to nie dużo, tym nie mniej to prawie dwie godziny, które możemy przeznaczyć na „czynność x”.

Dodatkowo odkąd jestem w Fantastic Studio na palcach dwóch rąk mogę policzyć dni, kiedy nie spotkałem listonosza (zawsze bo nie było poczty danego dnia). Więc uogólniając można powiedzieć, że jeśli jest do Ciebie przesyłka to ktoś w wirtualnym biurze na pewno ją odbierze (w najgorszym wypadku będzie to awizo).

 

Bo cena

Kolejny argument to znaczne obniżenie kosztów naszej działalności. Abonament za usługę wirtualnego adresu jest bowiem nieporównywalnie niższy w stosunku do kosztów wynajmu biura stacjonarnego. Ponadto często istnieje możliwość rocznego okresu rozliczeniowego. To z kolei oznacza, że płacimy raz i nie musimy o tym myśleć przez kolejny rok.

100zl_w_kieszeni

 

Bo Fajny Urząd skarbowy/ ZUS etc.

Tak, wiem co powiecie: wszystkie urzędy i urzędnicy są tacy sami… Jednak część firm, która zarejestrowała u nas swoją działalność jako główny motyw podjęcia takiego kroku podała właśnie taką odpowiedź. Urząd Skarbowy Warszawa–Praga to jeden z bardziej przystępnych urzędów w Warszawie. Za mojej kadencji w Fantastic Studio nie było z nim problemów.

 

Bo prestiżowy adres warszawski

To z kolei argument dla ludzi, którzy chcieliby posiadać siedzibę Firmy w Warszawie a sami zameldowani są np. na Śląsku (wynajmując tylko mieszkanie w stolicy). Nie chcą oni przy każdej przeprowadzce zmieniać adresu swojej działalności, a poprzez wirtualne biuro mają właśnie taką możliwość. Ponadto adres w Warszawie wygląda na wizytówkach nieco lepiej niż, nie ujmując mu oczywiście niczego, adres w Mrozach, Jachrance, czy Ząbkach.

 

Jak wygląda Wirtualny Adres w Fantastic Studio?

Teraz czas na trochę reklamy :) Poza usługami takimi jak Biurko, Sala konferencyjna czy Mikrobiuro nasza firma oferuje też możliwość rejestracji firmy pod naszym adresem. Ostatnio nieco zmieniliśmy tą usługę. Przygotowaliśmy dla Was trzy atrakcyjne pakiety , które zaczynają się już od 55 PLN / mies.  Rozliczenia możliwe są w formie kwartalnej, półrocznej lub rocznej . Zapewniamy obsługę przychodzącej korespondencji, powiadomienia,  jej skanowanie,   ale nie tylko :-) Zainteresowany? Więcej informacji o samych pakietach znajdziecie w tabelce na tej stronie. 

 

Podsumowanie

Podsumowując, wirtualne biuro pomimo dość krótkiej historii,  to coraz bardziej popularna usługa dostępna dla przedsiębiorców.  Jest elastyczne, a profesjonalnie prowadzone oszczędza Twój czas i pieniądze. Ponadto adres w dużym mieście na pewno ma wpływ na to jak postrzega się firmę w branży. Na co czekasz? Skorzystaj z usługi wirtualnego biura  w Fantastic Studio :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.