Spotkania z ludźmi to nieodłączna część każdego biznesu. Spotykamy się z naszymi wspólnikami, partnerami, najważniejsze są jednak dochodzi do spotkania na linii firma – klient (Zarówno B2B jak i B2C). Jak dobrze przygotować się do takiego spotkania z klientem? O tym dzisiaj. Warto zauważyć na wstępie, że na spotkania wpływa wiele zmiennych. W związku z tym postaram się przedstawić 6 w miarę uniwersalnych porad.
1. Spotkanie z klientem – Zacznij od planu
Nigdy nie idź na spotkanie jeśli nie masz przynajmniej wstępnych przemyśleń. Najlepiej jeśli sprecyzujesz temat spotkania i rozłożysz go sobie na czynniki pierwsze, zastanów się nad tym co jest celem tego spotkania i jakie rezultaty chcesz osiągnąć. Jeśli przychodzisz na spotkanie ze swoimi notatkami (przemyśleniami) od razu budujesz image człowieka, który zna się na rzeczy. Ponadto z dobrymi notatkami nie zapomnisz o żadnym szczególe, który chciałeś poruszyć.
2. Poznaj drugą stronę
Jak mawia Sun Tsu „Poznaj swojego wroga”. Biznes jest czasami porównywany do wojny, a co za tym idzie mają tutaj zastosowanie zasady „Sztuki wojny”. Oczywiście tylko teoretycznie. Przed spotkaniem warto dowiedzieć się o tym z kim będziemy rozmawiać. Warto zatem przynajmniej wpisać imię i nazwisko, które poznajemy w Google i zobaczyć co nam wyskoczy. Pomocny jest również w takim wypadku np. portal LinkedIn lub GoldenLine, gdzie znajdziemy (o ile dana osoba ma na nim swój profil) informację o prowadzonej przez nią działalności, jej zainteresowaniach i umiejętnościach. Taka wiedza może nam się przydać np. do przełamania lodów podczas pierwszej rozmowy.
3. Wybierz Miejsce
To ważny punkt bo, jak mówi polskie przysłowie jak cię widzą tak cię piszą. Jeśli mamy taką możliwość najlepiej odbywać takie spotkania w siedzibie twojej firmy. Jeśli pracujesz z domu to świetną opcją są biura coworkingowe, takie jak nasze Fantastic Studio, gdzie na godziny można wynająć sobie przestrzeń na spotkania, wraz z serwisem kawowym i poczęstunkiem. Może być też tak, że klient zażyczy sobie spotkania w swojej siedzibie.
Osobiście unikałbym spotkań w miejscach typu kawiarnia – z jednej strony są to spotkania na tzw. „neutralnym gruncie”. Z drugiej jednak nie wszystkie prezentację da się pokazać w warunkach kawiarnianych.
4. Spróbuj przewidzieć przebieg spotkania – ewentualne pytania od drugiej strony
Jest to swoisty element planowania spotkania. Jest on ważny więc poruszę go oddzielnie, Postaraj się przewidzieć jak to spotkanie może się potoczyć. Fajnym sposobem jest np. przeprowadzenie próby takiego spotkania. Wejdź w buty swojego klienta, postaraj się przewidzieć jego pytania i przygotuj na nie odpowiedzi. W ten sposób unikniesz niemiłych niespodzianek w trakcie spotkania.
5. Autorytet o ludzkiej twarzy
Teraz przejdźmy już do samego spotkania. Klient szybciej skłoni się do naszej usługi jeśli zobaczy, że ma do czynienia z profesjonalistą w danej dziedzinie. Warto w trakcie spotkania powoływać się na poprzednie projekty – jeśli mieliśmy do czynienia z podobnym problemami. W tym momencie warto wspomnieć o kilku jak mówi klasyk „oczywistych oczywistościach”. W trakcie spotkania skup się przede wszystkim na swoim kliencie (wycisz telefon i nie odpowiadaj na maile i SMS). Rób notatki i słuchaj aktywnie – dopytuj w razie potrzeby. Jednocześnie prowadź dialog z równej pozycji – pomijając relację sprzedawca – klient wszyscy jesteśmy ludźmi.
Z drugiej jednak strony budując swój wizerunek staraj się nie przesadzić – jeśli czegoś nie wiesz lub musisz coś sprawdzić to po prostu powiedz o tym drugiej stronie. Ponadto nie staraj się zgrywać kogoś kim nie jesteś – bądź po prostu sobą. Jeśli np. w przeciwieństwie do mnie nie lubisz nosić krawatów to po prostu tego nie rób.
6. Podsumuj spotkanie
W końcu warto zrobić podsumowanie spotkania. Najlepiej zrobić to zarówno wspólnie z klientem na sam koniec spotkania jak i kilka dni później np. w formie mailowej (sam kilka razy spotkałem się z taką formą). Dobre podsumowanie i wnioski ze spotkania korzystnie wpłyną na nasz image jako profesjonalista. Pozwolą nam też na doprecyzowanie wszystkiego przed ostateczną pracą nad projektem – unikniemy niedomówień. Oczywiście w wypadku średnich i dużych projektów zalecamy też spisać zgodną z ustaleniami umowę.
Podsumowanie
Reasumując, jak widzimy z powyższego tekstu do spotkania trzeba się przede wszystkim przygotować – znam jedną lub dwie osoby, które chodzą na spotkania ad hoc i dobrze na tym wychodzą, jednak zdecydowana większość z nas musi się do tego po prostu przygotować. W większości przypadków takie „odrobienie pracy domowej” oszczędzi nam nieprzyjemności w trakcie spotkania. Pamiętajmy jednak, że na pewno nie przewidzimy wszystkiego – jest po prostu za dużo zmiennych mających wpływ na przebieg spotkania. Myślę, że zawarłem w tym tekście sześć podstawowych punktów w zakresie przygotowania i prowadzenia spotkania. To jest moim zdaniem esencja. Jeśli uważacie że czegoś tu zabrakło proszę podzielcie się swoją opinią w komentarzu do tego tekstu.