Produktywność – czym jest, jak o nią dbać i jak ją poprawić?

Produktywność to coś do czego dążymy wszyscy. Jeśli osiągamy dobrą produktywność jesteśmy zadowoleni z Siebie, natomiast gdy nasza produktywność spada czujemy się źle. Wynika to z tego, że dzięki produktywności osiągamy efekty, a przy jej braku nie mamy rezultatów – nie rozwijamy się. Często jednak rzucamy tym sformułowaniem nie zastanawiając się jednak czym jest, jak można o nią zadbać i jak ją poprawić. To omówimy w tym tekście.

Czym jest produktywność?

Tradycyjnie zacznijmy od krótkich definicji. Encyklopedycznie rzecz biorąc Produktywność jest to stosunek wyprodukowanej oraz sprzedanej produkcji, w określonym i badanym czasie, do włożonej w tą produkcję pracy.

A po naszemu to stosunek wszystkiego co zrobiliśmy w danym czasie (czyli nasza efektywność ) do włożonej w ten efekt pracy.

Zatem kiedy możemy mówić o tym że mamy dobrą produktywność? Ano wtedy, kiedy małymi nakładami osiągniemy duże efekty w wyznaczonym czasie.

Poprawa Produktywności – czym jest?

Kiedy zatem można mówić o poprawie produktywności? Definicyjnie kiedy jeden lub więcej składników ulega poprawie. Po ludzku wtedy kiedy w danym okresie takim samym nakładem sił jesteśmy w stanie osiągnąć takie same lub lepsze efekty lub kiedy jeśli ten sam rezultat uzyskujemy w krótszym czasie. Poprawa produktywności jest też wtedy jeśli do osiągnięcia rezultatu potrzeba jest mniej nakładów i sił w danym czasie. Warto zatem dążyć do optymalizacji jak największej ilości czynników.

Analogicznie jeśli któryś z czynników się pogarsza możemy mówić o spadku produktywności.

Poprawa Produktywności – Jak możemy ją osiągnąć?

Tutaj wskazałbym przynajmniej kilka sposobów, z których teraz każdy krótko omówię.

Dobrze zaplanuj pracę (Skorzystaj z rzeczy, które Ci to ułatwią)

Zacznijmy od kwestii planowania. To powinniśmy robić zawsze, gdy zaczynamy jakiś projekt lub zadanie. Nie bez kozery mówi się, że dobry plan to podstawa. I teraz jest cała masa rzeczy, które mogą Ci ułatwić ten etap. Zacznijmy choćby od aplikacji, dzięki którym rozpiszesz swój plan i będziesz go nadzorować (typ TO-DO) przez takie, które umiejscowią twój plan w czasie (Aplikację kalendarzowe).

Jeśli chcesz się dowiedzieć o nich więcej to pisaliśmy o nich tutaj. Jeśli jesteś przedstawicielem bardziej analogowego podejścia do rzeczy to wystarczy tutaj zwykły kalendarz. Sprawa wygląda tutaj zupełnie tak samo. Dodatkowym plusem dobrego planu jest zobowiązanie się (przed zespołem lub samym sobą) do zrealizowania czegoś w konkretnym terminie, co jak wskazują badania również pozytywnie wpływa na produktywność. Tutaj jeszcze jedna sprawa. Nie skupiaj się na dogigliwaniu każdego detalu – określ ramy, rusz z projektem i działaj!!! Zbytni perfekcjonizm może zabić twój projekt w zarodku.

Zachowaj porządek w miejscu pracy.

Kolejna rzecz to kwestia porządku  w miejscu pracy. Warto go utrzymywać, aby nie tracić czasu na szukanie rzeczy potrzebnych do projektu, zadania. To powszechne twierdzenie.  Natomiast są tacy, którzy mimo zdawać by się mogło bałaganu na biurku nie tracą czasu na szukanie rzeczy. W takim „nieładzie artystycznym” bowiem wiedzą gdzie szukać swoich rzeczy i gdy, nie daj Boże ktoś posprząta stanowisko ich pracy wtedy popadają w panikę i nie mogą niczego znaleźć. Obie grupy, moim zdaniem mają opcję bytu, zwłaszcza, że jak mówił Albert Einstein „Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to czego oznaką jest puste biurko?”

Work Smarter, Not Harder.

Tu chodzi mi głównie o kwestię skrótów w pracy. Generalnie mówi się o tym, że coś zrobione ”na skóty” jest zrobione w sposób niedbały i będzie mniej użyteczne, Natomiast uważam że jeśli skrót nie wpływa na wynik a skraca czas potrzebny do wykonania czegoś to bez skrupułów powinniśmy z niego skorzystać. Kluczowe jest tutaj bowiem kryterium efektu uzyskanego w krótszym niż standardowo czasie. W ten sposób często powstawały rozwiązania innowacyjne, które przyczyniały się do rozwoju ludzkości jako takiej. Wyobraźcie sobie np. sytuację, gdy cały czas liczylibyśmy analogicznie…. ale tak dosłownie wszystko. I postawcie sobie teraz pytanie o to dlaczego człowiek wynalazł najpierw liczydło, potem kalkulatory mechaniczne i elektroniczne czy w końcu po prostu komputer. Tak chodziło właśnie o poprawę produktywności i oszczędność czasu. Zatem jeśli masz możliwość uzyskać skrótem taki sam rezultat jaki twój towarzysz uzyska tradycyjnie i potrafisz dowieść jakości swojego sposobu, to po prostu to zrób.  

Dbaj o przerwy.

Kolejna sprawa do kwestia przerw. Nie jesteśmy (jeszcze) maszynami i musimy rozplanować również czas na odpoczynek. Warto w trakcie prac nad projektem, dla zachowania higieny pracy, robić sobie raz na jakiś czas przerwę i np. wstać od komputera i przejść się po świeżym powietrzu. Praca non-stop wpływa choćby na naszą koncentrację i na to jak szybko wykonujemy jakieś zadania (zmniejszając obie wartości). Powiem więcej są ludzie zapracowujący się na śmierć, czego przykładem może być japoński syndrom Karoshi. Zatem dbaj o swoje przerwy i rozprostuj swoje kości od czasu do czasu.  

Naładuj swoje baterię.

Tu trochę nawiązując do poprzedniego punktu można powiedzieć, że sen jest lekarstwem na wszystko. Jeśli dojdziesz do jakiegoś trudnego momentu i nie możesz sobie z nim poradzić to „przespanie się” z problemem może pomóc. Warto jednak zaznaczyć, że każdy z nas jest inny i ma swoje czasy w których jest bardziej lub mniej produktywny. Mówi się tutaj o tzw. „Skowronkach”, czyli ludziach produktywnych w godzinach porannych i o „Sowach” szczególnie aktywnych w godzinach nocnych. Ja z doświadczenia mogę powiedzieć, że jestem bardziej Skowronkiem niż Sową – peak produktywności to dla mnie czas od ok. 9 do 13, czasami 14 . Zarówno jednak w wypadku Sów i Skowronków sen odgrywa kluczowe znaczenie. Nie ma jednej poprawnej długości snu, która jest lekiem na wszystko. Czas snu potrzebny do regeneracji organizmu jest cechą jednostkową. Warto słuchać swojego organizmu w tej sprawie.

Poranne i wieczorne nawyki

Warto w tym miejscu poruszyć jeszcze jedną kwestię. Mianowicie taką, żeby zaplanować sobie poranne i wieczorne rytuały. Te poranne pobudzające (takie jak np. poranny trening, streaching czy medytacja) a wieczorne uspokajające i wyciszające (np. przeczytanie książki, zaplanowanie kolejnego dnia etc.). Co ważne po przebudzeniu nie sięgaj od razu po telefon i nie sprawdzaj wiadomości (wiemy, że jest to kuszące), staraj się też nie zasypiać z telefonem, bo to źle wpływa na sen.

Warto też zaczynać dzień od najtrudniejszej części, czyli jak mówi Bryan Tracy „zjeść tę żabę”. Przydatne jest też dzielenie dużych zadań na mniejsze części. Dzięki temu mamy nasze małe zwycięstwa, które ułatwiają nam drogę do celu (dają nam poczucie postępu).

Słuchaj swojego organizmu i bądź elastyczny.

Jeśli o słuchaniu organizmu mowa. Ten punkt można skrócić w krótkich żołnierskich słowach: Jeśli masz „flow” to pracuj, odpoczniesz później. Nie trzymaj się sztywno założeń i jeśli widzisz że Ci, mówiąc kolokwialnie „żre” to przesuń przerwę. Ta zasada działa też w drugą stronę, jeśli czujesz, że ni jak nie możesz się skupić to zrób sobie chwilę przerwy.

Walcz z Prokrastynacją.

Teraz słów kilka o Prokrastynacji. Dogłębniej o tym czym jest i jak sobie z nią radzić napisaliśmy tutaj. Natomiast w kontekście produktywności trzeba powiedzieć że zastępowanie czy odkładanie zadań na później obniża Twoją produktywność, bo zamiast robić to co powinieneś robisz rzeczy mniej ważne, które mógłbyś zrobić później. Rozplanuj zatem dzień pod względem tego, co jest najistotniejsze, a co można odłożyć w drodze do osiągnięcia celu.

Podsumowanie

Reasumując. jak największa produktywność jest czymś co powinniśmy starać się osiągnąć w biznesie. Dzięki temu nasze działania dadzą efekty. Jednocześnie nie jest to takie proste – walczymy z prokrastynacją i innymi trudnościami takimi jak rozpraszanie przez Social Media. Należy jednak starać się ją zwiększać. W ten sposób będziemy w stanie zrobić więcej, lub zrobić to co mamy zrobić w krótszym czasie. To z kolei daje nam miejsce na rozwój (własny lub swojego biznesu), co powinno być naszym celem J To tyle w tym artykule. Mamy nadzieję, że po jego przeczytaniu zaczniecie pracę nad swoją produktywnością. Do usłyszenia przy kolejnym wpisie na blogu.