Presja czasu w pracy, czyli jak zdążyć z tym projektem?

Jak mówi piosenka to najpiękniejszy czas w roku („It’s the most wonderful time of the year…“). Jednak grudzień to również jeden z najgorętszych okresów w roku i biznesie. Poza standardowymi obowiązkami dochodzi nam jeszcze „zamknięcie roku” i tzw. „obowiązki świąteczne”. Wzmaga to jeszcze bardziej presję czasu w jakiej pracujemy, a jak wiemy deadline goni w dzisiejszych czasach deadline. Jak więc nie zwariować w całym tym natłoku obowiązków? Oto kilka porad jak uniknąć/radzić sobie z presją w pracy.

 

Po pierwsze planuj z wyprzedzeniem.

ręka spisująca plan dniaTo najważniejsze! Dobry plan to podstawa przy gorących okresach w roku. Zaplanowanie pracy z wyprzedzeniem pozwala na spokojne jej wykonanie. Nie musi to być od razu plan na cały miesiąc z góry. Wystarczy jeśli np. w poniedziałek wieczorem układasz plan gry na wtorek etc. Przy planowaniu uwzględnij, w miarę możliwości wszystkie możliwe scenariusze (Oczywiście nigdy nie przewidzisz nowego zlecenia ale zostaw sobie na nie jakiś margines czasu). Pomyśl co musisz zrobić, a co jest danego dnia opcjonalne i zacznij od tej pierwszej grupy – Zjedzmy tę żabę :-). Gdy projekt, którym się zajmujesz jest duży i złożony warto podzielić sobie go na mniejsze zadania – sprawi to, że będziesz pracował bardziej efektywnie, a „małe sukcesy” wzmocnią twoją motywację do pracy.

Jeśli tak jak obecnie mamy okres świąteczny to pamiętaj nie zostawiaj takich spraw na „ostatnią chwilę”. Zamiast tego również rozłóż to w czasie. To co możesz zrobić wcześniej zrób wcześniej a to z czym musisz czekać do samej Wigilii niech ta rzecz czeka sobie w spokoju. W ten sposób zaoszczędzisz sobie tzw. świątecznego strasu a i zwykła presja czasu nie będzie już taka straszna. Planować można tradycyjnie(kalendarze książkowe to też jakiś pomysł na prezent ;-)), jak i nowocześnie- o przydatnych aplikacjach w tym zakresie pisałem tutaj.

 

Po drugie informuj i trzymaj się założeń.

Kolejna ważna sprawa! Jeśli coś zaplanowałeś to po pierwsze poinformuj o tym innych – jak pisałem wcześniej na blogu takie zobowiązanie działa na ludzi motywująco. Po drugie trzymaj, lub staraj się trzymać ustalonego harmonogramu. Nie jest to przesadnie trudne jeśli dobrze złożysz swój dzień. Nie mniej jednak jeśli przeznaczasz czas na jakiś projekt to faktycznie przeznacz go na projekt a nie na inne rzeczy. Jak pisałem jednak, nie da się przewidzieć wszystkiego i czasem zdarzenie losowe może nam nieco popsuć plan dnia. W większości przypadków jednak da się zaplanować dzień tak, aby go efektywnie wykorzystać.

Wiem też, że niektórych rozpraszaczy, nawet tych domowych, da się uniknąć. W moim wypadku wystarczyło np. zamknięcie drzwi do pokoju, w którym robiłem coś dla mnie ważnego (np. pisałem pracę na zaliczenie semestru na uczelni). Przy zachowaniu pewnej „dyscypliny sieciowej” (portale społecznościowe potrafią skutecznie zburzyć koncentrację) był to dla mnie sposób na w miarę szybkie i bezbolesne wykonanie zadania. Jeśli z dyscypliną jest problem to zawsze można zablokować strony w naszej przeglądarce – takich aplikacji jest w sieci sporo. Jako przykład niech posłuży ta wtyczka do Google Chrome.

 

Pracuj mądrze, nie więcej!

mężczyzna pracujący w biurzeZłota zasada w tej kwestii brzmi: „Bierz na siebie tylko tyle pracy, ile wiesz że jesteś w stanie udźwignąć”. W czasach, gdzie „pieniądz kręci światem” może to wydawać się truizmem ale, im więcej pracy (zleceń) przyjmiemy, tym więcej presji odczuwamy. Pracujmy więc z głową i jeśli widzimy, że ledwo wyrabiamy się przy 3 zleceniach miesięcznie to nie bierzmy jeszcze czwartego. Dlatego zawsze przed przyjęciem kolejnego zlecenia warto zwarzyć czy jest mi ono rzeczywiście niezbędne.

Po drugie nie róbmy wszystkiego na raz. Przyznam się Wam, że czasami mam z tym problem ;-) Jednak generalnie jeśli coś robię to staram się skupić na zadaniu. Ponadto specjaliści radzą, żebyśmy nie dali się rozproszyć np. poprzez przychodzące maile. Jednak osobiście uważam, że zależy to od tego czym się zajmujemy. W moim wypadku komunikacja mailowa/ telefoniczna z klientami stanowi esencje pracy i jest zdecydowanie na pierwszym miejscu. Jest to zatem kwestia priorytetu danego zadania. Jak pisałem wcześniej najpierw must-do a potem reszta.

Po trzecie poznaj siebie i znaj swoją najbardziej produktywną porę dnia. To kwestia indywidualna, co do tego nie ma sporu. Są ludzie, którzy są produktywni rano, są tacy, którzy lubią pracować popołudniami, a znam też takie przypadki, którym pracuje się dobrze w nocy. Nie mniej jednak, jeśli widzę, że najbardziej kreatywny jestem dajmy na to między 11-16 to staram się właśnie w tym czasie zmieścić całą kreatywną pracę danego dnia i wycisnąć z niej jak najwięcej. Od cała historia.

 

Na koniec, dbaj o siebie!

Jeśli dobrnąłeś do tego momentu w tekście to możesz odnieść wrażenie, że mamy być tytanami pracy. Mamy trzaskać zadanie za zadaniem zgodnie z ustalonym terminarzem. Nic bardziej mylnego. Układając plan dnia powinniśmy uwzględnić jeszcze jeden bardzo istotny czynnik. Tym czynnikiem jest nasze zdrowie. Może to trochę górnolotne stwierdzenie. Niemniej mam wrażenie, że dziś wszyscy gonimy za czymś (kasa, uznanie, dobra opinia?) i w tym biegu skupiamy się tylko na „złapaniu zajączka”.

para na spacerze w parkuJednak myślę, że należy już na etapie planu dnia uwzględnić też to co określamy mianem przerwy, czasu wolnego, czy czasu dla siebie. I też nie chodzi mi tutaj o zastosowanie formułki „dobra pracuję do i potem przerwa/czas wolny”. Zdrowym podejściem jest tutaj słuchanie swojego organizmu. Jeśli widzisz, że idzie Ci jak po grudzie, to w takim momencie warto wstać od biurka, wziąć oddech, przeciągnąć się., przejść czy wyjść na świeże powietrze czy pobiegać. I w drugą stronę jeśli coś nam idzie a wkraczamy w „czas przerwy” to wykorzystajmy to, że idzie ile się da, a za to później dać sobie czas na małą przyjemność.

Ponadto pamiętajmy przy tym, że doba nie jest z gumy. Pomimo, że istnieje coś takiego jak czas realny, czyli relatywny (płynący szybciej lub wolniej zależnie od okoliczności) to oficjalnie doba ma 24h i nie ma zmiłuj. W tym czasie, w naszym interesie, musimy zmieścić zarówno czas na pracę ale równie ważny czas na odpoczynek. Jak pisałem powyżej nie jesteśmy robotami tylko ludźmi i do efektywnej pracy dorosły człowiek potrzebuje średnio 7-8 godzin snu. Warto również uwzględnić ten czas w naszym planie i w ten sposób przyczynić się do wzrostu naszej kreatywności. W skrajnym wypadku można bowiem zapracować się na śmierć (Zjawisko Koroshi w Japonii). Pamiętajmy zatem, że nie jesteśmy robotami, a brak jakiegokolwiek odpoczynku będzie tylko i wyłącznie potęgował naszą frustrację i stres.

 

 Podsumowanie

Podsumowując presja czasu w pracy jest czymś normalnym w dzisiejszym świecie. Deadline, czy jak kto woli termin, stał się niezwykle ważnym terminem w biznesie, a ich nieprzestrzeganie źle odbija się na wizerunku. Szczególnie kłopotliwy w tym względzie są okresy świąteczne, gdzie poza normalnymi obowiązkami dochodzą te świąteczne. Powoduje to zwiększenie tzw. presji czasu i stresu w nas wszystkich. Poprzez dobre zaplanowanie dnia i utrzymanie dyscypliny, naszym zdaniem jesteśmy w stanie w znaczny sposób zredukować stres związany z pracą i okresem świątecznym. Należy przy tym zastosować się do kilku porad które zamieściliśmy w tym tekście.

 

A jak jest u was jeśli chodzi o walkę z tym codziennym jak również świątecznym stresem? Może chcecie się podzielić swoimi metodami na walkę z nim. Zapraszam do dyskusji :-)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.