Jak przetrwać wyjazd służbowy? 10 przydatnych porad.

Każdy z nas w jakimś momencie swojej kariery zawodowej musiał odbyć podróż służbową. Delegacje (czy to w celu spotkania z klientami, podpisania umowy czy wzięcia udziału w jakimś wydarzeniu) są częścią naszej codziennej pracy, czasami jeszcze bardziej stresującą niż sama praca, gdyż jesteśmy w innym mieście, czasami w innej kulturze. Jak przetrwać wyjazd służbowy? Oto 10 przydatnych porad w tym względzie.

1. Jak najdokładniej zaplanuj swoją podróż.

Planowanie podróży to podstawa. Należy to zrobić możliwie najdokładniej(w sensie rozplanowania spotkań), jeszcze przed rezerwacją czegokolwiek. Jeśli dobrze zaplanujesz wyjazd to unikniesz stresu. Pamiętaj też, że nie zawsze najtańsze rozwiązania są optymalne – szczególnie jeśli drugiego dnia wyjazdu masz spotkanie w jednej części miasta a następnego po jego drugiej stronie. Może wtedy warto zarezerwować nieco droższy hotel z którego bez stresu dostaniesz się w oba te miejsca.

2. Rozważ różne środki transportu.

Tu sporo zależy od tego gdzie odbywa się nasza podróż. Jeśli jedziemy w Polskę to spektrum wyboru pojazdu jest szerokie. Nie koniecznie opłaca się w takim wypadku podróż własnym autem. Jeśli rezerwujemy odpowiednio wcześnie to możemy trafić takie bilety(w tym lotnicze), które będą atrakcyjniejsze od przejazdu autem, szczególnie po doliczeniu kwestii paliwa. Ponadto w ten sposób zyskujesz czas na ew. doczytanie czegoś przed spotkaniem. Przy podróżach międzynarodowych wybór sprowadzić możemy do , zależnie od destynacji, jednej do trzech opcji(auto, kolej lub samolot). Należy przy tym być elastycznym (czasami taniej wylecieć dzień wcześniej niż zakładaliśmy i wrócić dzień później).

3. Zrób scany wszystkich potrzebnych dokumentów.

No dobrze mamy zamówiony hotel, wiemy jak się tam dostaniemy. Co teraz? Po pierwsze zróbmy sobie scany przydatnych nam w trakcie podróży dokumentów. Zeskanujmy Paszport, dowód osobisty, prawo jazdy, jakieś ważne pisma etc. Następnie przenieś je na Tablet/Smartphone/“w chmurę“. Jeśli nie chce Ci się bawić z komputerem to są aplikację na systemy mobilne takie jak aplikacja CamScanner na systemy Android i iOS, które umożliwią Ci ich zeskanowanie prosto na twój telefon/tablet. W ten sposób zyskujesz zapasową kopię choćby do pokazania w Ambasadzie w wypadku zgubienia dokumentów lub ich kradzieży.

4. Ustaw autoresponder.

Przydatna funkcja , którą ma każdy klient poczty elektronicznej. Jeśli wyjeżdżasz do kraju, gdzie korzystanie z Internetu będzie utrudnione (małe ilości WiFi, drogie opłaty roamingowe), lub po prostu nie będziesz miał czasu na maile to zostaw automatyczną wiadomość zwrotną np. takiej treści (przy ukośnikach opcję do wyboru zależnie od języka w jakim zazwyczaj odpowiadasz w swojej firmie na maile):

Dzień dobry/Szanowni Państwo,
W dniach DD-MM-RRRR do DD-MM-RRRR przebywam na wyjeździe służbowym z ograniczonym dostępem do Internetu i telefonu.
Na Państwa maile odpowiem niezwłocznie po powrocie. W sprawach pilnych proszę o kontakt z p. <imię i nazwisko>, tel. +48 123 456 789, email: nazwa@domena.pl.
Z poważaniem/Pozdrawiam
Jan Kowalski

Nie zapominamy o terminach wyjazdu, zapewnieniu naszych klientów o tym, że odpowiemy jak tylko je odczytamy(oczywiście robimy to jak napisaliśmy niezwłocznie ;-)) i podaniu osoby kontaktowej w wypadku sytuacji nagłych.

5. Zapakuj jeden garnitur więcej.

Przydatna zasada, nie tylko w wypadku wyjazdów służbowych. Nigdy nie wiemy bowiem co stanie się w trakcie dnia. Być może w trakcie posiłku biznesowego zaplamimy czymś naszą „biznesową zbroję“ i nie będziemy w stanie nawet po zapraniu zlikwidować plamy. Nie zawsze też będziemy mogli wygodnie uprać nasze rzeczy – Hotele, które posiadają taką opcję słono za nią doliczają, a pranie rzeczy w pokoju hotelowym bywa problematyczne. W takim wypadku nie zaszkodzi zabranie jednego stroju biznesowego więcej.

6. Zakup adapter prądowy i powerbank.

Jeśli go nie masz to jest to must-have. Jak dobrze wiemy nie wszędzie na świecie znajdziemy takie gniazdka jak u nas w domu(Weźmy np. UK). W takim wypadku sprawdzi się adapter. Spokojnie nie ma potrzeby kupowania wielu adapterów. W ofertach sklepów są takie z wymiennymi wtykami do kontaktów. Dobrym zakupem jest też powerbank(przenośna ładowarka USB.). Przy zakupie tych urządzeń zmniejszymy ryzyko, że podczas wykonywania ważnego telefonu/ wysyłania maila rozładuje się nasz smartphone czy tablet.

7. Transport lokalny – może ridesharing?

Firmy ridesharingowe to chyba jeden z najbardziej konkurencyjnych rynków w dzisiejszych czasach. Firmy takie jak UBER czy myTaxi wraz ze wzrostem popularności takich rozwiązań stały się przyjemną (czyt. niejednokrotnie tańszą) alternatywą dla lokalnych korporacji taksówkowych i wypożyczalni pojazdów. Warto zatem rozważyć skorzystanie z tych usług, szczególnie że przynajmniej UBER oferuje je również dla klientów biznesowych- wystawia faktury, które potem wysyła pocztą elektroniczną. Co prawda taksówkarze, czy wypożyczalnie również to robią, ale przy platformach opisanych powyżej zazwyczaj ma to miejsce bez konieczności „oczekiwania na wypisanie”. Kończymy kurs, ściągają nam opłatę z karty, dostajemy email z fakturą, ot cała historia.

8. Przygotuj miejsce na swoje rachunki.

Jeśli już o finansach mowa. Każdy z nas po zakończeniu wyjazdu służbowego, musi się z niego rozliczyć. Jeśli pracujemy dla kogoś musimy się rozliczyć z przełożonym, jeśli pracujemy dla siebie, to musimy rozliczyć się z biurem księgowym(chyba, że sami prowadzimy swoją księgowość). Przy wyjazdach służbowych należy pamiętać o zachowaniu potwierdzeń transakcji – idealnie faktur, na każdy „wydatek firmowy”. Warto przed wyjazdem zapytać księgowej co może być wydatkiem firmowym w trakcie takiej podróży – niestety nie odliczymy sobie np. przywiezionych pamiątek z danego regionu świata. Gdy już dostaniemy potwierdzenia dobrze jest mieć ze sobą koszulkę/kopertę na takie rzeczy. Jeśli boimy się, że je zgubimy to zrobić ich skany- np. przy pomocy aplikacji o której wspomniałem powyżej.

Wyruszając za granicę pamiętajmy o w miarę wczesnym zaopatrzeniu się w walutę obcą(kupując w kantorze na lotnisku/granicy zapłacimy na pewno więcej). Jeśli to możliwe to płaćmy bezgotówkowo – to jednak kwestia indywidualnych preferencji(ja np. wolę mieć przy sobie zarówno gotówkę jak i kartę) i oferty naszego banku(kwestia prowizji). Jeśli już o banku mówimy warto uprzedzić bank, że wyjeżdżamy – w ten sposób unikniemy zablokowania „dziwnych”, dla naszego banku, transakcji. Ponadto niedawno zadebiutowała na naszym rynku możliwość płatności poprzez aplikację (chodzi mi tutaj o Android Pay), co też jest jakąś opcją, gdyż karta zostaje bezpiecznie w domu, a my płacimy telefonem. Problem zaczyna się natomiast jeśli nasz smartphone zaginie w niewyjaśnionych okolicznościach, ale przynajmniej mi, taka sytuacja do tej pory się nie zdarzyła.

9. Poznaj lokalne język i obyczaje.

Z pozoru błahostka, jednak, w skrajnych wypadkach może nam uratować życie. Przed wyjazdem np. do Arabii Saudyjskiej warto się upewnić, że nie wieziemy ze sobą Biblii, czy że w naszej biżuterii nie ma symboli religijnych. Jeśli broń Boże stwierdzimy, że takowe mamy to należy bezzwłocznie wyrzucić je z tego bagażu. Wiem, że przekoloryzowuje, ale może to nawet skutkować wspomnianą przeze mnie wyżej karą śmierci. Z rzeczy praktyczniejszych warto dowiedzieć się choćby o zwyczajach panujących w restauracjach w danym zakątku świata(czy i ile należy zostawić napiwku, jak się zachowywać etc.), aby uniknąć nieprzyjemności np. przy kolejnej wizycie w lokalu. Ważna jest też np. kwestia ukłonów w kulturze japońskiej.

Warto też nauczyć się podstawowych zwrotów w języku kraju do którego jedziemy (Dzień dobry, Czy ktoś tu mówi po angielsku?, tak, nie, nie rozumiem) i nie zakładać, że wszędzie dogadamy się po angielsku (kiedy byłem na południu Włoch był z tym lekki problem). Warto wziąć ze sobą tzw. rozmówki Polsko-„X”

Reasumując tą kwestię warto się dokształcić, żeby potem nie mieć problemów i sytuacji niezręcznych. Przydatne informację znajdziecie choćby na stronach przedstawicielstw RP w danym kraju(jeśli takie posiadamy), lub przedstawicielstw państw, które obsługują obywateli polskich(w ramach umowy z naszym krajem). Jednocześnie polecam zapisanie sobie na wszelki wypadek kontaktu do takiej placówki.

10. Baw się dobrze!!!

W końcu traktuj podróże służbowe nie tylko jako okazję do nawiązania nowych relacji i kontaktów biznesowych, choć to ważne, ale też jako okazję do podróżowania. Znajdź czas na przejście się po Starym Mieście w jednym z miast europejskich, pójdź na zakupy na lokalny targ, odwiedź lokalne zabytki. Tam gdzie to dozwolone rób zdjęcia. Znajdź na to czas, bo jak wiemy nie samą pracą żyje człowiek ;-) Ważne jest też, żeby nie przesadzić w drugą stronę – znajdź „złoty środek”.

Podsumowanie

Reasumując, podróże służbowe, czy jak kto woli delegację to część pracy zarówno w korporacjach jak i również jako freelancer. Potrafi być to część stresująca, szczególnie jeśli reprezentujemy firmę za granicą, jednak jest kilka sposobów na zmniejszenie takiego stresu. W tym artykule przedstawiłem swoje dziesięć propozycji w tym zakresie. Jeśli macie inne pomysły to podzielcie się nimi w komentarzach.

Dziękuję za uwagę i do usłyszenia :-)