Przenoszenie danych w Excelu między arkuszami i 11 innych funkcji MS Office 2011.

Dziś pisanie, liczenie czy robienie prezentacji komputerowych to jedne z podstawowych umiejętności posiadaczy komputerów osobistych. Głównym narzędziem do tych czynności jest pakiet od firmy Microsoft, czyli Microsoft Office. Jak pracujemy najczęściej? Większość ze znanych mi użytkowników po prostu pisze tekst, robi tabelkę czy składa prezentację i potem ostatecznie edytuje gotowy produkt. Co jednak zrobić jeśli mamy do edycji tekst mający np. 30 lub 50 stron? Odpowiedź między innymi na to pytanie znajdziecie w tym tekście. Zajmiemy się trzema programami – Wordem Excelem i Powerpointem

 

Microsoft Word

 

1. Stosujmy style.

Pierwszy błąd każdego przeciętnego użytkownika Worda polega na tym, że od razu piszemy tekst, który chcemy zawrzeć. Proponuję jednak, szczególnie jeśli wiemy, że tekst będzie długi i np. podzielony na części zastosować najpierw style tekstu. Aby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na konkretnym stylu na wstążce progamu Word i wybrać modyfikuj. W ten sposób mamy możliwość edycji stylu dla całego tekstu wraz ze wszystkimi jego parametrami. Zatem jeśli w trakcie pisania tekstu nie spodoba nam się czcionka, którą piszemy możemy ją po prostu zmienić modyfikując styl. Spowoduje to zmianę czcionki w całym tekście bez konieczności zaznaczania kolejnych akapitów w tekście.

W ten sposób budujemy też konspekt naszej pracy – stosując odpowiednie nagłówki, a to z kolei pomaga przy automatycznym generowaniu spisu treści poprzez wybranie wstaw –> Indeksy i spisy –> spis treści. Zalecam to zatem zrobić przed napisaniem pierwszego słowa i później zmienianie stylu w trakcie pisania. Jest szybciej i przyjemniej.

 

2. Opcje wklejenia – formatowanie

Druga rzecz dotyczy wklejania do Word z Internetu. Potrzebujemy jakiejś treści ogólnodostępnej w sieci – np. numeru NIP przy umowie. Możemy tak skonfigurować Worda, aby przy wklejaniu takiego tekstu pominął jego formatowanie. Aby to zrobić klikamy ikonkę Office. Wchodzimy w opcje Worda i w opcje zaawansowane. Tam znajdziemy opcje dot. kopiowania i wklejania tekstów, które możemy zmienić.

 

3. Justujmy tekst i stosujmy interlinie.

Niby prosta porada ale znacznie wpływająca na wygląd i czytelność naszego tekstu. Tekst wyjustowany wygląda po prostu ładniej niż niewyjustowany. Aby wyjustować tekst wystarczy w narzędziach głównych zaznaczyć znaczek znajdujący się obok tego odpowiedzialnego za wyrównanie tekstu do prawej.

Jeśli korzystamy z wspomnianych wcześniej styli możemy zaznaczyć, żeby tekst w danym stylu był wyjustowany, zmieniając tą opcję na ekranie modyfikacji stylu.

Kolejna rzecz to interlinia czyli odstęp między wierszami. Domyślnie ustawiona na 1. Jej ikona znajduje się po prawej stronie wyjustowanie tekstu. Osobiście preferuje pisanie z interlinią 1,5. Tekst jest w ten sposób bardziej czytelny.

 

4. Schowaj Wstążkę Worda

Jeśli potrzebujesz się skupić na tekście pisanym czasami wstążka z przybornikiem Worda po prostu przeszkadza. Aby się jej pozbyć wystarczy prosty skrót klawiszowy Ctrl + F1 lub jeśli chodzi o wersję na systemy MAC – Apple + Opcja + R. Jeśli będziesz potrzebować powrotu wstążki wystarczy powtórzyć kombinację.

 

Microsoft Excel

ekran microsoft excel

 

1. Stosujmy formuły

To też podstawa ale napisze o niej, bo wiem, że nie wszyscy je stosują. W Excelu możemy wykonując działania za pomocą zwykłych znaków matematycznych. Jednak prościej i szybciej jest zrobić to poprzez formuły. Aby zapisać formułę należy rozpocząć od znaku „=” Najprostszą formułą w Excelu jest SUMA, która pozwala nam dodać wskazane komórki. Powiedzmy, że chcemy dodać do siebie wartości liczb z komórek A1, A2 i A3 W tym celu należy na białym długim pasku nad arkuszem zapisać: =SUMA(A1:A3) gdzie wpisujemy adres pierwszej i ostatniej komórki, które chcemy zsumować. Przy pisaniu formuł warto posiłkować się pomocą samego Excela. Jeśli wciśniemy symbol f(x), który znajduje się po jego lewej stronie. W ten sposób unikniemy pomyłki we wpisywaniu. Osobiście polecam też zaznaczać komórki o które nam chodzi a nie wpisywać je ręcznie. Przykładowe formuły znajdziecie np. w tym artykule.

 

2. Połączenie wykresów.

Zaczniemy od czegoś prostego. Przy użyciu Excela możemy tworzyć wykresy. Aby to zrobić musimy zaznaczyć konkretne dane, które chcemy przedstawić w wykresie i wcisnąć klawisz F11. W tym momencie pojawi się nam wykres z danymi. Jeśli chcemy możemy zrobić kilka takich wykresów lub połączyć je w jeden – aby zrobić kilka powtarzamy czynność. Natomiast aby połączyć dane na jednym wykresie możemy zrobić jedną z trzech rzeczy. Zaznaczyć wykres, który chcemy przenieść i skopiować dane metodą ctrl +c, ctrl+v. Możemy też przekopiować dane z tabeli na wykres – zaznaczamy dane klikamy kopiuj (Ctrl+C), klikamy na wykres i klikamy wklej (Ctrl +V).

 

3. Uzupełnianie edycja kilku arkuszy na raz.

Czasami potrzebujemy aby kilka arkuszy wyglądało tak samo – robimy jakąś listy np. na wyjazd. W takim wypadku możemy wprowadzić dane do wszystkich tych arkuszy jednocześnie. Aby to zrobić należy stworzyć więcej niż jeden arkusz poprzez przycisk „+” na dole strony lub kliknięcie prawym przyciskiem myszy na nazwie arkusza i wybranie dodaj arkusz. Następnie należy zaznaczyć wszystkie potrzebne nam arkusze. Aby to zrobić klikamy na konkretną nazwę arkuszy na dole z przytrzymanym klawiszem ctrl lub jeśli są to arkusze obok siebie z przyciśniętym klawiszem Shift zaznaczamy pierwszy i ostatni arkusz z zakresu.

Kiedy to zrobimy edytujemy informację na dowolnym z zaznaczonych arkuszy – spowoduje wypełnienie jednakowo wszystkich zaznaczonych arkuszy.

 

4. Przenoszenie informacji między arkuszami.

Najprostszy sposób na osiągnięcie tego efektu to wpisanie po zaznaczeniu komórki znaku „=” i zaznaczenie konkretnej komórki w innym arkuszu. Uwaga: przy dodaniu wiersza lub kolumny do arkusza z którego przenosimy dane nie trzeba zmieniać tej formuły w arkuszu na który przenosimy. W ten sposób możemy też robić działania na komórkach z innego arkusza. Jeśli zamiast klikać wolimy wpisać to ręcznie to składnia formuły będzie wyglądała następująco:

=”nazwa_arkusza”!Komórka

Czyli jeśli arkusz nazwiemy Płace styczeń i chcemy przenieść komórkę A1 to wpisujemy:

=”Płace styczeń”!A1

Ważne żebyśmy pamiętali o cudzysłowie przy nazwie arkusza , szczególnie jeśli jest to nazwa ze spacją i o wykrzykniku między nazwą arkusza a komórką.

W wypadku formuły wygląda to prawie tak samo jak w wypadku zwykłej formuły. Weźmy np. Arkusz płace styczeń o którym rozmawiamy. Jeśli chcemy na innym arkuszu zsumować jego komórki od A1 do A3 to wpisujemy:

=SUMA(„Płace styczeń”!A1;A3)

Podobnie jak wyżej nie zapominamy o cudzysłowiu i wykrzykniku.

 

Microsoft PowerPoint

 

1. Unikatowe tytuły slajdów

Pierwszym co widzimy na slajdach prezentacji są ich tytuły. Można je zmienić na wiele sposobów. Jeśli zaznaczymy tytuł naszego slajdu i wejdziemy w Format a następnie w Efekty tekstu to na ekranie pojawi się masa opcji jego edycji od koloru czcionki na dodaniu odbicia lub cienia rzucanego przez tekst skończywszy. Warto pobawić się tymi ustawieniami, aby uzyskać jedyny w swoim rodzaju efekt.

 

2. Animacja (zautomatyzowane)

Tutaj coś dla ludzi leniwych, którzy nie chcą cały czas klikać myszką. Warto zatem wejść do animacji. Jeśli coś pojawia się nam na slajdzie wygląca to bardziej profesjonalnie, niż jeśli jest tam od początku. W celu zanimowania danej części prezentacji Musimy ją zaznaczyć a następnie przejść do zakładki Animacja. Tam możemy zdefiniować zarówno to w jaki sposób dana rzecz (tekst lub obraz) pojawi się na slajdzie. Możemy ustawić czas animacji, wybrać efekt z listy lub jeśli mamy na to czas dosłownie narysować to w jaki sposób poruszy się nasz obiekt (wybierając animację niestandardową). Moją ulubioną rzeczą jest jednak chronometr, który pozwala ustawić kolejne animację w taki sposób, żebym musiał jak najmniej klikać w trakcie prezentacji. W tym celu na pierwszy element ustawiam rozpoczęcie animacji po kliknięciu natomiast w wypadku kolejnych wybieram opcję po poprzedniej i ustawiam opóźnienie np. na 1 s. w ten sposób klikając raz pojawiają się wszystkie punkty z danego slajdu pojawią się za jednym przyciśnięciem myszki.

 

3. Stosuj różny czas przejść slajdów.

Podobnie jak w wypadku animacji rzeczy na slajdzie możemy również edytować same przejścia między slajdami. Możemy wybrać efekt przejścia slajdu jak również jego czas, Możemy również ustawić samodzielną zmianę slajdu na kolejny. Wszystkie te opcje są w zakładce przejście. Aby dane przejście dotyczyło konkretnego slajdu należy o zaznaczyć. Następnie przechodzimy do wspomnianej zakładki. Tam wybieramy efekt z jakim slajd się zmieni. Możemy też zaznaczyć aby slajd zmienił się po kliknięciu przez nas myszką lub po określonym czasie wyrażonym w sekundach. Jeśli na przykład na slajdzie jest zdjęcie z jakiegoś miejsca można go ustawić aby zmienił się zamoczynnie po upływie np. 20 sekund. Warto stosować zróżnicowany czas pokazywania slajdów, gdyż jedne elementy muszą być na ekranie dłużej (tekst) a inne krócej(same obrazki). Pokazujemy też, że wiemy o tym i szanujemy czas słuchaczy.

 

4. Wyrównanie obrazów.

Jeśli już robimy prezentację to chcielibyśmy aby np. obrazki w niej zawarte były ustawione równo. Często robimy to metodą „na oko”, jednak jeśli chcemy mieć pewność, że są one równe warto zrobić to nieco inaczej. Zaznaczamy jeden obrazek. Następnie z przytrzymanym klawiszem SHIFT zaznaczamy kolejne. Na górze wybieramy Rozmieszczenie następnie wyrównaj i rozłóż i następnie preferowaną przez nas opcję, którą chcemy uzyskać.

 

Podsumowanie

Reasumując temat trzeba powiedzieć, że obsługa programów MS Office staje się coraz bardziej intuicyjna. Nie mniej znajomość kilku sztuczek jest przydatna szczególnie jeśli mamy do czynienia z dużymi materiałami do obróbki. W takim wypadku są one niezbędne do efektywnej pracy. W tym tekście przedstawiłem rzeczy, które pomogą Ci w efektywnym korzystaniu z pakietu Word. Dodam, że sam nie o wszystkim wiedziałem (Pisanie bloga uczy J) a te opcję wydały mi się najciekawsze do przekazania.

A czy wy znacie jakieś triki do Office’a? Jeśli tak to zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzach.

Podziel się na ...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on Pinterest

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.