Gmail – 10 przydatnych porad i aplikacji

Każdy z nas posiada jakiś adres email. W takich czasach przyszło nam żyć. Jeśli nie masz poczty elektronicznej (prywatnej lub służbowej) to jesteś szczęśliwym człowiekiem, jeśli rzeczywiście nie jest Ci potrzebna (a przy okazji nie dostajesz całej masy zbędnego spamu). Jednak dziś trudno mi sobie wyobrazić takiego człowieka. Obecnie jedną z największych domen, gdzie możesz mieć konto pocztowe jest Gmail – poczta od Google. Jest to przyjemna w użytkowaniu skrzynka, którą bez problemu możesz sprawdzić również na swoim telefonie (szczególnie na tych z systemem Android). Jednak nie wszystkie fajne, moim zdaniem, funkcje są dostępne od razu. O kilku przydatnych dla przedsiębiorcy funkcjach Gmail‘ a/aplikacjach do Gmail‘ a opowiem trochę w tym tekście. Jeśli nie masz Gmail tylko inne konto pocztowe to przeczytaj ten tekst ten tekst i porównaj czy twoja skrzynka pocztowa też to potrafi. Dodam, że wszystkie opisane poniżej rozszerzenia na pewno są dostępne na przeglądarce Chrome i na niej były testowane. Dodatkowo ważne jest dostanie się do ustawień naszej skrzynki w tym celu klikamy na zębatkę  w prawym górnym toku i z menu wybieramy Ustawienia.

 

1.    Etykiety

Zaczynamy od najprostszej rzeczy czyli od etykiet w skrzynce Gmail. Jest to prosty sposób na segregowanie swojej poczty, przydatny w szczególności jeśli łączysz swoją prywatną i służbową skrzynkę. Aby je ustawić należy wejść w ustawienia następnie wybrać Na górze zakładkę etykiety i przejść na dół strony i tam stworzyć etykiety. Następnie po przejściu do skrzynki odbiorczej w panelu po lewej stronie pojawią się etykiety po naciśnięciu białego kwadraciku obok etykiety pojawi się okienko, gdzie można dokonać zmiany np. koloru etykiety (można posłużyć się paletą zaproponowaną przez Google jak również wybrać własny kolor). W ten sposób otrzymujemy w prosty sposób przejrzystą skrzynkę odbiorczą.

 

2.    Anuluj wysyłanie maila.

Czasami w pośpiechu zdarza się, że wyślemy maila aby po chwili zorientować się że o czymś nie napisaliśmy, albo że zrobiliśmy jakiś błąd. W wypadku programów pocztowych zazwyczaj w takim wypadku można tylko napisać kolejnego maila ze sprostowaniem. Gmail natomiast daje nam możliwość cofnięcia wysłanego maila. Wystarczy odblokować taką opcję w ustawieniach ogólnych poczty. Należy w nich znaleźć opcję cofnij wysyłanie i odznaczyć, że jest włączona a następnie oznaczyć czas. Można też wybrać czas w jakim taka poprawka jest możliwa – od 5 do nawet 30 sek. Możliwość pojawia się od razu po pokazaniu się komunikatu o wysłaniu wiadomości. Jeśli klikniemy na cofnij to powrócimy do edycji naszego maila.

 

3.    Filtry na Gmail (aliasy).

przykład jednego adresu gmailTo funkcja o której dowiedziałem niedawno. Otóż chodzi o to, że jeśli w naszym adresie wstawicie znaki „+“ i kropka to de facto nie mają one znaczenia. Zatem jeśli weźmiemy adres pokazany na zdjęciu to możemy wpisać go na wszystkie te sposoby a i tak trafi on do naszej skrzynki odbiorczej. Sprawdziłem to źle wpisując swój prywatny adres gmail do wiadomości wysłanej z mojej innej skrzynki odbiorczej. O dziwo zadziałało (byłem przekonany, że mail nie dojdzie). Ale nie chodzi tutaj tylko o zbędność znaków. Przydatna funkcja to wprowadzenie filtru na konkretny adres email. W ten sposób jeśli nie chcemy otrzymywać zbędnego spamu tworzymy wersję naszego adresu np. ze znakiem „+” i jakimś dopiskiem i tworzymy filtr w opcjach (Ustawienia => Filtry i zablokowane adresy) poczty. W ten sposób można np. niechcianym wiadomościom nadać etykietę wiadomości-śmieci (dostępną w Gmail domyślnie), lub inną, co ułatwi nam segregację naszej poczty. Można też kazać naszej skrzynce wyrzucać takie wiadomości jeśli spodziewamy się spamu. Mało osób wie o tej funkcji a jest na dość przydatna.

 

4.    Dropbox na Gmail

Dropbox chyba nie trzeba nikomu przedstawiać. Pobierając wtyczkę do naszej przeglądarki możemy połączyć naszą pocztę email z kontem w tej popularnej chmurze. Od tego momentu możecie wgrywać zdjęcia/pliki ze swojego Dropbox bezpośrednio do wiadomości email lub ściągać je z wiadomości na Dropbox. Więcej szczegółowych informacji na temat tego jak połączyć konta Dropbox i Gmail znajdziecie w tym artykule.

 

5.    Skróty klawiszowe na Gmail i aplikacja KeyRocket.

Teraz trochę o skrótach klawiszowych. Mogą nam one zaoszczędzić nasz cenny czas. Np. jeśli chcemy odpisać na jakąś wiadomość wystarczy w otwartym oknie wcisnąć klawisz „r” od angielskiego respond czyli odpowiedz. Jeśli chcesz usunąć jakąś wiadomość wystarczy zaznaczyć ją w skrzynce i wcisnąć „#”(domyślnie Shift +3). Jeśli chcesz napisać nową wiadomość naciśnij „c”. Zanim jednak przejdziemy do używania skrótów klawiszowych musimy je włączyć i tak wchodzimy w Ustawienia skrzynki następnie skróty klawiszowe i zaznaczamy, że mają być one włączone (domyślnie są wyłączone). Ciekawą metodą na nauczenie się wszystkich skrótów klawiszowych jest rozszerzenie KeyRocket, która po jej zainstalowaniu pokaże nam m.in. jakich skrótów możemy teraz użyć aby otrzymać akcję którą chcemy. W ten sposób możemy się szybko nauczyć interesujących nas skrótów.

 

6.    IFTTT

Ten skrót ma rozwinięcie w sformułowaniu IF This Then That i jeśli zalogujesz się na stronie z linku powyżej i połączysz swoje konto gmail to odblokujesz kilka ciekawych opcji. Np. jeśli chcesz aby maile z konkretną etykietą zostały wysłane do konkretnej osoby wystarczy stworzyć taką regułę na stronie. Jak to zrobić pokazuje filmik poniżej.

Jest to dla mnie nowa platforma(dowiedziałem się o niej przy okazji reaserchu do tego artykułu), jednak wydaję mi się fajna i posiadająca potencjał – być może powstanie oddzielny artykuł na jej temat.

 

7.    Boomerang

Kolejne ciekawe rozszerzenie. Pracując wysyłamy bowiem całą masę maili każdego dnia. W takim natłoku spraw możemy zapomnieć o tym, że wysłaliśmy jakąś ofertę i nie dostaliśmy jeszcze na nią odpowiedzi. Czasami w naszym zabieganiu możemy zapomnieć odpowiedzieć na jakiegoś maila. Z Boomerang taka sytuacja raczej nie będzie miała miejsca – możemy przy jego pomocy zaprojektować i zaplanować wysłanie konkretnego maila automatycznie. Możemy też zapewnić sobie przypomnienie o tym, że mieliśmy coś wysłać.

 

8.    Secure Gmail

zaszyfrowana wiadomośćW tej aplikacji chodzi z kolei o to aby zapobiec wyciekowi informacji. Pozwala ona na wysyłanie zaszyfrowanych hasłem wiadomości, które nawet na serwery Google trafiają już w tej formie. Szyfrujemy je hasłem, które podajemy adresatowi naszej wiadomości drogą inną niż email. Odbiorca dostaję wiadomość w takiej formie i po wciśnięciu linku i wpisaniu umówionego hasła wiadomość jest odkodowywana. Firma Streak odpowiedzialna za Secure Gmail twierdzi, ze nie przechowuje kopii twoich wiadomości na serwerze.

 

9.    Gmail Snooze

Za to rozszerzenie podobnie jak w poprzednim przypadku odpowiada firma Streak. Tym razem chodzi o uśpienie maila, który do nas przyszedł. Przyjmijmy, że dostajesz ciekawego maila z gatunku dobrze odpowiem jak będę miał trochę czasu(np. zaproszenie na jakiś event). Następnie zajmujesz się swoimi zadaniami, projektam i kolokwialnie rzecz biorąc zapominasz o zaproszeniu. Pół biedy jeśli zapraszający wyślę Ci tzw. fallow- up mail, czyli maila z przypomnieniem, że jeszcze nie odpisałeś. Jeśli jednak tego nie zrobi to spotkanie (szczególnie takie z ograniczoną liczbą miejsc) może przejść Ci koło nosa. Snooze likwiduje ten problem. Aplikacja pozwala bowiem na uśpienie maila (poprzez tymczasowe usunięcie go z twojej skrzynki). Sam ustawiasz kiedy ma się on znowu pojawić. Po upływie tego terminu mail wskakuje na górę naszej skrzynki jako nieprzeczytany. Fajna sprawa szczególnie w wypadku tzw. maili to-do later.

 

10. WiseStamp

strona programu WiseStampNa koniec zostawiłem rozszerzenie, które w fajny sposób przerobi twój podpis w mailu. WiseStamp jest stroną internetową, która poprzez przyjemny edytor pozwoli Ci wygenerować twój unikalny i profesjonalnie wyglądający podpis. W wersji darmowej możemy edytować istniejące szablony podpisów i mamy do wyboru sporą gamę opcji, które umożliwią nam zrobienie unikalnego podpisu. Wersja Pro, która kosztuje aż 72 USD rocznie (sic!) jest, pomimo jeszcze większej wszechstronności (Rozmiar zdjęcia czcionki, ikon społecznościowych etc.), jest moim zdaniem nieopłacalna. Do zrobienia profesjonalnego podpisu, bez konieczoności dogłębnej znajomości HTML w pełni wystarczy wersja darmowa. Jedyną funkcją, która jest w wersji PRO a której mi żal jest możliwość eksportu takiego podpisu do naszego programu pocztowego. Nie jest to jednak argument na wydanie aż takiej sumy pieniędzy.

 

 

Podsumowanie

Reasumując tak przedstawia się 10 naszych porad/propozycji mających poprawić i ułatwić Twoje korzystanie ze skrzynki Gmail. Rozszerzeń do Gmail jest cała masa – część dostępna przez Laboratorium Gmail dostępne w opcjach, część jako rozszerzenia do przeglądarek. Ciężko więc opisać wszystkie. W tym tekście wybrałem te, które mogą, moim zdaniem przyczynić się do poprawy produktywności w korzystaniu z Gmail. Jedyny mankament jaki jest powszechny dla aplikacji dla Gmail jest taki, że doskonale działają, gdy językiem wyświetlania skrzynki jest angielski. Jeśli Ci to nie przeszkadza to na pewno ułatwią Ci one pracę.

Jeśli macie swoje ulubione rozszerzenia to zapraszam do dyskusji na ich temat w komentarzach. Jeśli zastanawiacie się nad przejściem do Gmail to mam nadzieję, że mój tekst pomoże wam w podjęciu waszej decyzji, bo Gmail to naprawdę dobra alternatywa skrzynki email.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.