Czym jest dobra umowa? 6 punktów na które należy zwrócić uwagę.

Dziś praktycznie codziennie mamy do czynienia z umowami– czy to przez umowy ustne(np. podczas wizyty u fryzjera czy w sklepie – tak to też umowa) czy pisemne(np. przy zakładaniu konta w banku), większość czynności jest nimi obwarowana, a niektóre z nich muszą być pisemne.

Pisanie umów to bardzo ważna umiejętność. Dobrze przygotowana umowa zapewni nam jasność co do tego czego oczekuje od nas klient, ile za daną pracę otrzymamy, a w razie konieczności zapewni nam ochronę naszych interesów. Oto klika praktycznych porad dot. pisania umów, na które zwracaj również uwagę przy ich czytaniu. Istnieje wiele rodzajów umów. Dla nas powszechnością jest umowa najmu, dlatego też to jej użyjemy do zobrazowania.

 

1.    Zawieraj wszystkie części, które umowa musi zawierać.

document-428335_1280Tutaj kilka słów o tym co musi zawierać umowa, aby była wiążąca. Te punkty stanowią kanon każdej umowy

  • Data i miejsce zawarcia– każda umowa powinna zawierać precyzyjne określenie zarówno miejsca jak i czasu jej zawarcia. Jest to ważne ponieważ dzięki temu będziemy wiedzieli prawo jakiego Państwa jest stosowane w odniesieniu do danej umowy jak również jakie prawo obowiązywało w momencie jej podpisywania. Najczęściej spotykane sposoby zapisu to Miejscowość i data w prawym górnym rogu dokumentu (Warszawa, dn. 18.10.2016) lub umieszczenie w nagłówku umowy (Umowa XXX zawarta [data] w [miejscowość])

 

  • Określenie stron umowy– czyli jasne powiedzenie między kim a kim zawierana jest umowa i kogo ona dotyczy. Określamy ją poprzez podanie następujących danych: Imię i nazwisko/nazwa w przypadku spółek i instytucji, adresu zamieszkania/siedziby(podanego możliwie jak najdokładniej), oraz danych identyfikacyjnych(NIP, REGON, PESEL, czy numer dokumentu tożsamości). Jeśli dany podmiot jest przez kogoś reprezentowany to zapiszmy to w umowie i załączmy dokumenty upoważniające do reprezentacji W naszym wypadku stronami są Wynajmujący czyli Fantastic Studio i Najemca czyli nasz klient.

 

  • Określenie zobowiązania– czyli wskazanie do czego zobowiązujemy się wobec drugiej strony a do czego ona jest zobowiązana wobec nas. Starajmy się tutaj zawrzeć wszelkie kwestie istotne dla nas. Dookreślmy to co ważne czyli czas wykonywania świadczenia, jego miejsce osoby uprawnione do przyjęcia /wykonania danego zobowiązania i przesłankach do odmowy przyjęcia świadczenia. Reasumując odpowiedzmy na pytania co?, kiedy?, kto?, jak? i dlaczego? Stosujmy dla zwiększenia czytelności podziały na części zobowiązania przy pomocy Punktów, podpunktów, paragrafów i ustępów – to czy użyjemy paragrafu czy punktu to sprawa czysto estetyczna. W naszym wypadku zobowiązaniem jest wynajęcia stanowiska pracy mikrobiura lub sali konferencyjnej na czas określony lub nieokreślony za co otrzymujemy od klientów określony czynsz.

 

  • Podpisy stron– Każda umowa musi zawierać podpisy stron, które ją podpisują. Mogą to być również podpisy osób upoważnionych do reprezentacji czy to z mocy prawa czy poprzez stosowne pełnomocnictwa. Umowa bez podpisów obu stron jest nieważna z mocy prawa.

 

2.    Poprawna nazwa umowy

Jest to ważne ze względu na stronę praktyczną . Określenie konkretnej nazwy umowy nie wpływa bowiem na jej ważność ale może się w przypadku sporu przyczynić do korzystnej dla nas interpretacji. Jest to przydatne w szczególności jeśli paragrafy w niej zawarte nie są jednoznaczne. Zatem jeśli chcemy, aby daną umowę potraktowano jako np. umowę najmu zamieśćmy to w nagłówku.

 

3.    Definicje pojęćdefinition-390785_1280

Ważna kwesstia załatwiana na dwa sposoby. Albo zdefiniujemy nasze pojęcia na początku lub końcu naszej umowy za pomocą słownika pojęć, albo wprowadzimy definicję przy pierwszym użyciu danego terminu(ten sposób jest znacznie wygodniejszy). Zatem odwołując się do naszej umowy najmu nasz klient już przy definicji stron może zostać nazwany Najemcą, nasza firma Wynajmującym. Kiedy jakiś punkt dotyczy obu podmiotów mówimy o Stronach umowy. Dobra definicja pojęć zaczyna naprawdę mieć znaczenie przy skomplikowanych umowach, które odwołują się do innych umów. W takim wypadku możemy mówić o umowie A,B,C, itd. Należy natomiast zdefiniować pojęcia w sposób jednoznaczny i nie pozostawiający wątpliwości, oraz korzystać ze zdefiniowanych pojęć.

 

4.    Postanowienia końcowe

Postanowienia końcowe, jak sama nazwa wskazuje, znajdują się zazwyczaj na końcu umowy. Tutaj znajdują się najczęściej zapisy o sposobie rozwiązywania i rozstrzygania sporów w tym o organie właściwym do ich rozstrzygania(sąd której ze stron). Pisząc umowę zadbaj o to, żeby był to sąd właściwy dla Twojej firmy(Ew. oszczędność czasu i pieniędzy jeśli chodzi o transport). Czytając umowę staraj się wynegocjować również i ten punkt.

Ponadto mogą się tutaj znaleźć postanowienia dot. zmiany umowy- zazwyczaj wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, o tym, że w sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego(KC), że umowę sporządzono w danej w danej liczbie jednobrzmiących egzemplarzy etc. Generalnie przepisy końcowe są równie ważną częścią umowy jak ta dot. zobowiązań – warto je zatem również dokładnie przeczytać.

 

contract-408216_12805.    Załączniki

Załączniki nie występują we wszystkich umowach. Dzielą się natomiast na dwie zasadnicze grupy.

Jedne służą uwierzytelnieniu drugiej strony poprzez np. zamieszczenie kopii jej pełnomocnictwa czy dokumentów rejestrowych. Drugie są natomiast uzupełnieniem samej umowy. Tutaj mówimy o wszelkiego rodzaju harmonogramach, czy projektach graficznych.

Za każdym razem jeśli spisujesz umowę warto przynajmniej zamieścić tą pierwszą grupę załączników, a jeśli projekt jest duży i wymaga tego nie zaszkodzi zamieszczenie również harmonogramu prac.

 

6.    Inne rzeczy

Teraz trochę o innych rzeczach czyli o tym jak napisać taką umowę. Po pierwsze staraj się aby Twoja umowa była napisana w sposób jasny ­– bez kwiecistego języka. Formułuj myśli w sposób prosty, zwięzły i precyzyjny. Pamiętaj, o zamieszczeniu wszystkich ustaleń, które wynegocjowałeś z klientem w sposób bardzo szczegółowy.

Po drugie zawieraj wszystkie rzeczy charakterystyczne dla danego typu umowy, które są wymagane przez prawo. Dla umowy najmu jest to zobowiązanie wynajmującego do wynajęcia rzeczy na czas oznaczony lub nieoznaczony, w zamian za odpowiedni czynsz wyrażony czy to w pieniądzu czy w świadczeniach innego rodzaju, do którego uregulowania zobowiązuje się najemca (Art. 659 KC).

Po trzecie jeśli zdefiniujesz jakieś pojęcie trzymaj się go. Wynika to trochę z punktu pierwszego i w znaczący sposób wpływa na czytelność umowy – ułatwia jej zrozumienie. Zdarzało mi się czytać umowy, gdzie dominujący był kwiecisty język polski. Było to okropnie męczące, a umowa, przynajmniej dla mnie, powinna być przede wszystkim praktyczna. Jeśli natomiast chcesz się wykazać znajomością wysublimowanego słownictwa są na to inne, lepsze sposoby niż umowa.

 

Podsumowanie

Reasumując, pisanie umów to bardzo przydatna umiejętność. W powyższym tekście poprzez umowę najmu starałem się zobrazować najważniejsze, według mnie, rzeczy dot. sporządzania i czytania tych dokumentów. Mam przy tym nadzieję, że nie zanudziłem was zbytnio, ale dobra umowa może być, jak pisałem, ochroną dla Was i Waszych interesów.

I żeby była jasność, NIE jestem prawnikiem z wykształcenia. Swój tekst oparłem m in. na kilku tekstach napisanych przez radców prawnych i ekspertów które znalazłem w Sieci. Starałem się przełożyć język prawniczy na taki zrozumiały dla każdego, co mam nadzieję również mi w miarę wyszło. Zdarzało mi się również w mojej karierze zawodowej czytać i sporządzać różne umowy, więc bazowałem też trochę na doświadczeniu.

Jeśli czytasz ten tekst, mając wykształcenie prawnicze i znajdziesz gdzieś rażący błąd, nie wściekaj się tylko, proszę daj mi znać w komentarzu – poprawię się :-)

Podziel się na ...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on Pinterest

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.