Czas to pieniądz, czyli przydatne aplikacje dla firm i nie tylko….

„Czekaj gdzieś to miałem zapisane.” „Zaraz znajdę” „Janek gdzie my mieliśmy to i tamto?” Brzmi znajomo? W dzisiejszym świecie przepełnionym pośpiechem za tym co kręci tym światem(„Money makes the world go round” ;-)) coraz cenniejszym zasobem staje się czas. Ja, jak również część moich znajomych ma ze sobą stare dobre kalendarze, w myśl zasady, że jak zapisze nie zapomnę. Nie wszyscy jednak są takimi tradycjonalistami. Na szczęście dla takich osób istnieje cała masa aplikacji, które umożliwiają efektywne zarządzanie czasem swoim i innych. W tym artykule przedstawię kilka propozycji takich aplikacji. Dodam, że zależało mi na aplikacjach z wersjami mobilnymi o charakterze cross-platform, czyli takich, które obsłużymy zarówno na platformie Android i Windows jak również na urządzeniach Apple.

 

lista to-do na rękuAplikacje „to–do”.

Pierwszą grupę aplikacji, które chciałbym opisać są aplikacje działające na zasadzie list. Zasada działania jest prosta. Po zaplanowanym spotkaniu, seansie etc. zapisujemy sobie na liście wszystkie dane dot. spotkania. Jeśli chcemy możemy ustawić sobie przypomnienie o danej sprawie. Takie aplikacje pozwalają również na delegowanie zadań dla konkretnych pracowników.

Przykładami takich aplikacji są Wunderlist i Any.do. Pierwsza działa na zasadzie aplikacji, która jest dostępna i kompatybilna ze wszystkimi większymi systemami operacyjnymi. Na stronie producenta nie ma informacji o kompatybilności z najnowszym systemem Windows 10, jednak sprawdziłem i na moim komputerze aplikacja działa bez zarzutu. Aplikacja jest intuicyjna i umożliwia grupowanie zadań w konkretne katalogi. Wybieramy też rodzaje powiadomień jakie chcemy dostać. Jeśli chcemy dostać maila z przypomnieniem – proszę bardzo. Jeśli interesuje nas tylko powiadomienie w aplikacji– nie ma problemu.

Any.do. to aplikacja podobna w założeniu do Wunderlist. Istnieje jednak kilka różnic. Po pierwsze kwestie kompatybilności z komputerem Windows załatwiono tutaj poprzez aplikację sieciową, co nie jest dużą wadą, ale ja na przykład wolę aplikację dedykowane dla konkretnych systemów. Różnica jest również w obszarze powiadomień- nie znalazłem tutaj maili tylko centrum powiadomień any.do. I znowu niby mała, nieistotna różnica, jednak ja wychodzę z założenia, że im więcej powiadomień tym lepiej. Ale żeby nie było, że słodzę tylko Wunderlist, ciekawą funkcją w Any.do. jest możliwość zmiany maila w zadanie. Polega to na wysłaniu maila: na adres do@any.do wiadomości email. W temacie wpisujemy nazwę zadania, która ma się wyświetlić w apce, w treści wpisujemy notatki. Dla korzystających z Gmaila i Chrome’a sprawa jest jeszcze prostsza- wystarczy wtyczka any.do. Ważne jest to aby email wyszedł z adresu na który się rejestrowaliśmy. Ta funkcja działa też jeśli wysyłasz takiego maila z programów do obsługi maila takich jak Thunderbird czy Outlook.

 

Taskmanagery i komunikatorytabilca z rozpisanymi zadaniami

Ten dział jest dla osób, którym poprzednie aplikację nie wystarczą. Jeśli posiadasz większą firmę i potrzebujesz skoordynować wiele projektów i działów to potrzebujesz taskmanagera z możliwością komunikacji w obrębie firmy.

Tutaj na pierwszy plan wysuwa się platforma Slack. Jest to aplikacja, która pozwala na konwersację z naszym zespołem.

Możemy zarówno stworzyć otwarte kanały komunikacyjne, gdzie znajdować będą pracownicy konkretnego działu lub projektu jak również wysyłać wiadomości konkretnym pracownikom. Jeżeli projekt, nad którym pracujemy wymaga poufności informacji tworzymy prywatny kanał, a jeśli potrzebujemy podzielić się jakimś plikiem z zespołem wystarczy zrzucić go w oknie konkretnego kanału. To takie proste.

Dodatkowym atutem jest też możliwość podłączenia do Slack innych platform – np. naszego konta na Twitterze, dzięki temu widzimy kiedy inni do nas piszą. Ciekawą opcją byłoby połączenie go z inną platformą do śledzenia zadań a mianowicie z Trello– gdyż daje ona możliwość kategoryzacji zadań ze względu na stopień ich wykonania.

Slack da nam również znać jeśli któryś z naszych współpracowników napisze do nas a my np. będziemy na innym biurku/ pulpicie naszego komputera. W końcu będziemy mogli wyszukać wśród konwersacji aktualnie potrzebnych plików i dodając do nich komentarz z nazwą naszego współpracownika uniknąć wielokrotnego wrzucania tego samego.

Powstaje pytanie czy Slack jest monopolistom na forum takich platform. Na pewno nie ale wydaje mi się najbardziej kompleksowym taskmanagerem obecnym na rynku. Odpowiedź brzmi oczywiście nie. Podobnych programów czy też aplikacji jest w sieci multum- tutaj macie przykładową listę alternatyw dla Slacka.

 

kalendarz książkowyAplikacje typu kalendarz.

I tutaj na początek drobna uwaga ze strony autora. Wydaję mi się bowiem, że można podzielić tego typu aplikację na dwa podzbiory.

W pierwszym kalendarz do codziennego użytku. Zapisujemy w nim ważne dla nas wydarzenia, spotkania ustawiamy przypomnienia and so on….. Takich aplikacji jest bardzo dużo a najbardziej popularną jest Google Calendar. Aplikacja Google’a działa oczywiście na komputerach z Systemem Windows, urządzeniach z Androidem(w końcu to ich system :-)) jak również może być zaimportowany do aplikacji kalendarzowej w systemach operacyjnych iOS i MAC OS.

Autorowi natomiast w tym paragrafie chodzi o drugi rodzaj kalendarza, który może być użyty jako pomoc dla pierwszego, czyli służący tylko do umawiania spotkań z klientem . Tutaj liczy się przede wszystkim pokazanie terminów w jakich jesteśmy dostępni dla naszych klientów. Takie aplikację działają zazwyczaj przez okno przeglądarki – w ten sposób będąc kompatybilnymi ze wszystkimi kalendarzami i systemami operacyjnymi.

Idea polega na tym, że najpierw to Ty ustalasz wolne przedziały czasowe, w których możesz spotkać się z klientem. Potem przesyłasz klientom/współpracownikom link z ankietą dot. terminów, a oni po sprawdzeniu swojego kalendarza zaznaczają termin im odpowiadający.

Jako przykład takich aplikacji można wskazać platformy Doodle i Calendly. Obie można zsynchronizować z używanymi przez Was kalendarzami, co powoduje, że w zależności od ustawień dane spotkania będą mogły automatycznie wskakiwać Wam do kalendarza. Są to platformy intuicyjne jeśli chodzi o ich działanie, co jest zasadniczym plusem.

 

Podsumowanie

Jak wspomniałem, dziś zdarzają się jeszcze tradycjonaliści, którzy wolą wszystko zapisać, żeby nie zapomnieć. To dobrze jednak należy iść z duchem czasu. W miarę postępu techniki wiadomym stało się, że do lamusa odejdą kalendarze w formie papierowej, czy wszechobecne karteczki samoprzylepne.

Jako „minus” tych aplikacji można podać fakt, że ich pełną funkcjonalność otrzymujemy po opłaceniu subskrypcji, jednak umówmy się, że jest to rynek jak każdy inny i firmy tworzące te aplikacje nie będą działały pro-bono.

Należy jednak pamiętać, że podane aplikacje to tylko przykłady, a znalezienie najbardziej dla nas odpowiedniej to kwestia indywidualnych preferencji, a jak wiadomo o gustach się nie dyskutuje ;-) Sam stosuję niektóre z tych aplikacji w Pracy i poważnie zastanawiam się nad przeniesieniem ich na grunt domowy – hurra koniec papierowych list zakupów ;-) Na pewno też polecę niektóre swoim „zapominalskim bliskim” ;-)

A wy? Czy tak jak ja jesteście „tradycjonalistami”? Używacie lub używalibyście takich aplikacji? A może znacie jeszcze ciekawsze? Zapraszam do dyskusji!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.